Um ponto importante proporcionado pela gestão de TI é a estruturação e a análise de dados. Com ferramentas e metodologias, é possível o departamento de TI entregar aos decisores relatórios com padrões de comportamento dos usuários e até de clientes, parceiros comerciais e da concorrência, para tomadas de decisão mais inteligentes. Isso está muito ligado à capacidade de extrair insights dos dados, o que pode também potencializar a inovação do negócio. Sabendo como os clientes se comportam em relação a um determinado produto ou serviço ou até analisando as ocorrências do serviço de atendimento ao consumidor, por exemplo, a empresa pode melhorar seus produtos ou criar novas ofertas que atendam a estas demandas.
Um dos grandes pesadelos para as empresas é o roubo de dados. Também a indisponibilidade das ferramentas tecnológicas utilizadas no dia a dia pode significar uma enorme dor de cabeça. Com a gestão de TI, proporcionar segurança para a operação é mais fácil, pois o departamento assume uma responsabilidade mais estratégica. Ele assume responsabilidades como monitoramento das soluções, criação de uma política de segurança, apoio aos usuários em tempo hábil, entre outras funções.
Com a gestão de TI também fica mais fácil alinhar os objetivos da empresa com a tecnologia. Ou seja, colocar a equipe de TI dentro do negócio e não utilizá-la somente como apoio. A equipe de TI, cada vez mais, deve participar das deliberações e estar por dentro das metas, colocando-se a disposição para desenvolver ou buscar no mercado ferramentas e serviços que possam amparar os objetivos estratégicos. Isso só é possível quando há gestão efetiva de TI. Por outro lado, fazer com que toda a organização trabalhe num mesmo objetivo pode parecer difícil quando não há soluções tecnológicas disponíveis. Daí a importância de uma gestão de TI estratégica. Com uma abordagem mais consultiva, os profissionais de TI conseguem potencializar esta integração e entregar aos usuários meios de colaborar, se comunicar e trabalhar em equipe.
Com tecnologias que ajudem a planejar e executar os projetos, o perigo de que eles se transformem em “Frankstein” diminui significativamente. A comunicação é acelerada e correta, a colaboração entre os envolvidos se torna mais fácil, os gerentes conseguem acompanhar mais de perto etc. Tendo aparato tecnológico, a execução dos projetos da empresa se torna mais fácil e até mais prazerosa para os profissionais envolvidos, pois há padronização de atividades.
Quando a TI é estrategicamente gerida, ou seja, não é vista apenas como uma área de apoio, mas sim como parte da estratégia do negócio, as melhorias trazidas por ela podem diminuir os custos da operação. Ao integrar os departamentos, filiais e unidades de negócios, a operação ganha mais tempo para se dedicar às atividades estratégicas e deixa o que é exclusivamente operacional por conta das soluções tecnológicas. Com tudo automatizado e seguindo fluxos pré estabelecidos, os profissionais erram menos e precisam fazer menos retrabalhos. Como tempo é dinheiro, reduz-se muito os custos quando tudo funciona corretamente. Ao entregar aos usuários ferramentas que otimizem seu dia a dia, com mobilidade e disponibilidade, por exemplo, os custos decorrentes de ligações telefônicas, entre outros, deixam de existir, pois tudo é feito em soluções que se alimentam. O departamento financeiro não precisa esperar por planilhas de Excel vindas do comercial, por exemplo. Os dados estão lá e podem ser utilizados e atualizados em tempo real. Os próprios custos com TI se tornam menores e mais previsíveis, uma vez que há uma gestão ativa com a utilização de todos os recursos possíveis. Sem isso, é muito comum a empresa acabar adquirindo novas ferramentas e serviços sem se dar conta de que possui recursos internos.
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